Die Steuerberatung ist neben der Kompetenz und dem Wissen ihrer Mitarbeiter:innen von einem weiteren Faktor stark abhängig – einer funktionierenden IT-Infrastruktur:

  • die Wertschöpfungsprozesse, also Buchhaltung, Lohnverrechnung, Steuererklärungen etc. sind fast durchwegs über Software-Systeme gesteuert;
  • der Austausch von Daten mit Klienten und Behörden erfolgt zunehmend elektronisch;
  • die Sicherung und Archivierung von Daten wird zunehmend mittels digitalen Dokumentenmanagement-Systemen bewerkstelligt.

Structure follows Strategy

Die Infrastruktur muss geeignet sein, um die Durchführung der Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Insofern müssen sich Steuerberatererinnen und Steuerberater darüber im Klaren sein, wie sie arbeiten möchten. Darauf abgestimmt können Sie eine entsprechende IT-Infrastruktur mit passender Hard- und Software aufbauen.

7 Schritte zur IT-Optimierung

Da Sie der IT-Infrastruktur diese große Aufmerksamkeit schenken müssen, empfehle ich folgende Schritte, um sich einen Überblick von der aktuellen IT-Infrastruktur zu machen bzw. um eine passende zu beschaffen:

  1. Legen Sie das von Ihnen gewünschte Dienstleistungsportfolio fest. Was wollen Sie in welcher Form anbieten?
  2. Legen Sie Ihre Prozesse fest. Wie arbeiten Sie?
  3. Analysieren Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur.
    Bietet die vorhandene IT die nötigen Funktionen, um Ihre Prozesse abzubilden?
    Kann neue IT mit den vorhandenen Ressourcen beschaff t, gewartet und bedient werden?
    Ist es sinnvoll Informationstechnik und Prozesse eventuell auszulagern?
  4. Erstellen Sie Sicherungskonzepte für Ihre Daten.
  5. Schützen Sie Ihre Kanzlei vor (unerwünschten) Zugriff en von außen.
  6. Erstellen Sie eine Hardware-Liste, insbesondere, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb der Kanzlei arbeiten.
  7. Installieren Sie ein Verschlüsselungskonzept für Ihre Daten, um sie vor Missbrauch und Diebstahl zu schützen.

Diese Schritte helfen Ihnen, Ihre Informationstechnik-Infrakstruktur zu optimieren, damit Sie für Ihre Aufgaben bestmöglich gerüstet sind.

Über den Autor

Mag. Matthias Bayr beschäftigt sich seit 2009 mit Prozessen und Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien.

Seit 2016 arbeitet Matthias Bayr eng mit dem IÖS - Institut Österreichischer Steuerberater im Bereich der Qualitätssicherung von Steuerberatungskanzleien zusammen. Matthias Bayr ist Autor der IÖS Qualitätssicherungsrichtline und Leiter der Seminarreihe zur Qualitätssicherung in Steuerberatungskanzleien beim IÖS.